INFORMATIONS SUR LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
dans le cadre de la mise à disposition d'un portail parents permettant la préinscription d'un enfant puis son suivi grâce à plusieurs fonctionnalités tout au long de sa fréquentation des structures d'accueil de la commune.

arpeje

Dernière mise à jour : 01.10.2025

1. Introduction

Dans le cadre de la gestion de nos structures d'accueil de jour préscolaires et parascolaires et de la relation avec les parents, l'arpeje a mis en place un portail dédié aux parents. Ce portail permet aux parents de préinscrire leur/s enfant/s, de bénéficier de fonctionnalités diverses pour communiquer avec les responsables des structures d'accueil administratifs et métier et de gérer les informations relatives à la garde de leur/s enfant/s.

l'arpeje attache une grande importance à la protection des données personnelles et sensibles. Ce document a pour but d'informer sur la manière dont ces données sont collectées, utilisées, protégées et partagées.

2. Données collectées et finalités de traitement

Les données collectées via le portail parents incluent, sans s'y limiter :

- Informations sur le contrat qui vous lie avec la commune incluant les fréquentations en cours, prévues et souhaitées.
- Informations d'identification d'intervenants : nom, prénom, numéro de téléphones, e-mail, adresses, etc.
- Informations sur l'enfant : informations générales : nom, prénom, date de naissance, etc. planification, santé (médication, vaccins, alimentation et allergies), activités, événements réalisés
- Données de facturation : coordonnées bancaires ou autres moyens de paiement.
- Données de communication : messages échangés avec l'administration et le personnel encadrant, demandes de suppléments, notifications d'absence.

Ces données sont collectées et traitées dans le but exclusif de :

- Gérer l'inscription et la présence des enfants dans nos différentes structures d'accueil de jour.
- Faciliter la communication entre les parents et le personnel de la crèche.

- Assurer une gestion efficace des aspects administratifs, y compris la facturation et la gestion des paiements.
- Répondre aux besoins spécifiques de votre enfant, notamment en matière de santé et de sécurité.

3. Base légale du traitement des données

Les traitements de données effectués par l'arpeje reposent sur les bases légales suivantes :

- Exécution d'un contrat : les données sont traitées pour la gestion des services de garde d'enfants conformément au contrat entre les parents/responsables légaux et l'arpeje.
- Consentement : pour certains traitements spécifiques, comme les informations sur des données sensibles comme la santé de l'enfant, la commune sollicite le consentement explicite des parents/représentants légaux.
- Intérêt légitime : pour améliorer les services d'accueil de jour et assurer la sécurité des enfants.

4. Hébergement et partage des données
Les données collectées via le portail parents sont intégrées dans le système de gestion ERP SAINet, éditée par la société SAI ERP Sàrl, basée à Martigny. La solution est hébergée chez un partenaire hébergeur situé en Suisse, garantissant ainsi que les données ne sont pas transférées à l'étranger et bénéficient de la protection de la loi suisse sur la protection des données et notamment celle spécifiquement prévue dans la cadre de la petite enfance gouvernée par la LIPDA, la loi sur l'information, la protection des données et l'archivage, émanant du Canton du Valais.

L'arpeje s'engage à ne pas vendre, louer ou partager les données personnelles ou sensibles avec des tiers non autorisés. Les données peuvent être partagées avec des prestataires de services tiers uniquement dans la mesure nécessaire à l'exécution des services décrits ci-dessus, et sous réserve de mesures de sécurité appropriées.

5. Sécurité des données

L'arpeje met en oeuvre avec ses partenaires des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles et sensibles contre tout accès non autorisé, divulgation, altération ou destruction. Cela comprend l'utilisation de protocoles de sécurité standard de l'industrie et la formation continue de notre personnel sur la protection des données.

6. Vos droits

En tant que parents et utilisateurs du portail parents, les parents/représentants légaux des droits suivants concernant leurs données personnelles :

- Droit d'accès : ils peuvent demander à accéder aux données personnelles détenues à leur sujet ou à propos de leur enfant.
- Droit de rectification : ils peuvent demander la correction de toute donnée personnelle inexacte ou incomplète.
- Droit de suppression : sous réserve des obligations légales, ils peuvent demander la suppression de données personnelles ou sensibles.
- Droit d'opposition : ils ont le droit de s'opposer à certains traitements de données personnelles.
- Droit à la portabilité : ils peuvent demander à recevoir leurs données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Pour exercer ces droits, veuillez contacter notre Délégué à la Protection des Données (DPD) à l'adresse suivante : sai@arpeje.ch.

7. Modifications de la politique de protection des données

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de protection des données pour refléter les changements dans nos pratiques ou les évolutions réglementaires. Toute modification sera publiée sur le portail parents et, si nécessaire, vous sera notifiée par e-mail.

8. Contact

Pour toute question ou préoccupation concernant la protection de vos données personnelles, vous pouvez contacter notre DPD à l'adresse suivante : sai@arpeje.ch.

Merci de votre confiance et de votre collaboration pour garantir la sécurité et le bien-être de vos enfants dans notre réseau d'accueil.